تقنيات كتابة الرسائل

تقنيات كتابة الرسائل و معرفة المراحل الثلاثة الاساسيه

لكتابه الرسائل

صور تقنيات كتابة الرسائل

فى عمليه الكتابه ثلاثية المراحل تتضمن المرحلة الولي ما يعرف بما قبل الكتابه.

 

تركز عملية ما قبل الكتابة على كيفية نقل المعلومات بشكل صحيح في رسالة و ذلك بتحليل الغرض من تلك المعلومات و توقع رد فعل القراء و ضبط محتوي الرسالة بما يلائم توقعات القراء.

 

من المثلة المعروفة على الطرق المستخدمة لتقييم الداء في مرحلة ما قبل الكتابه: الكتابة الحره والتخطيط والبحث ووضع الخطوط العريضه ولوحة القصه.

 

تختلف الكتابة المهنية عن انواع الكتابة الخري لنها تتم بناء على هدف و غرض و يجب ان تكون موجهة حسب القراء.

 

من الهمية بمكان ان يركز الكاتب المهنى على التعبير على الفكار بدلا من التركيز على اعجاب القارئ المستهدف.

 

الهدف هو ايصال الرسالة بسلوب سهل و واضح.

 

تقسم عملية الكتابة الى ثلاث مراحل مختلفه.

 

تركز هذه المقالة على المرحلة الولي التي تتضمن التحليل و التوقع و التكيف.

 

اما المرحلة الثانية فتتضمن البحث و التنظيم و التليف.

 

و تتضمن المرحلة الثالثة المراجعة و التصحيح و التقييم.

 

عندما تكون الرسالة قصيرة يجب ان تتم عملية الكتابة بسرعة نسبيا بحيث يكون الوقت المستغرق في كل مرحلة اقل من المعتاد.

 

لكن عندما تكون الوثائق كبيرة يجب ان يخذ العمل الوقت اللازم لنجاز كل مرحله.

 

كما يمكن اعادة ترتيب الخطوات او اعادة بعضها ان تطلب المر.

 

فعملية الكتابة هي عملية تكرارية و لا تسير على نسق واحد لذا فن للكاتب الحرية في مراجعة اي نص في اي مرحلهوعادته.

 

غالبا ما تتضمن الكتابة المهنية التعاون مع اخرين كالعمل ضمن فرق.

 

بشكل عام يكون تفاعل اعضاء الفريق اكثر ما يكون في البدايات اي في المرحلة الولي حيث يتم تبادل الفكار و مشاركتها.

 

اما في المرحلة الثانية يمكن ان يعمل كل فرد و حدة لكتابة الجزء المخصص له.

 

بعد انتهاء العمل يجتمع اعضاء الفريق مرة اخرى في المرحلة الثالثة لمراجعة الوثيقة الكامله.

صور تقنيات كتابة الرسائل

التحليل

تركز عملية التحليل و هي الخطوة الولي في عملية ما قبل الكتابة على تحديد الهداف الرئيسية للرسالة المراد ايصالها و اختيار اكثر الطرق فعالية للتعبير عن المعلومات و يصالها للجمهور المستهدف.

 

تتطلب عملية تحديد الهداف الرئيسية للكتابة اخذ متطلبات القراء بالاعتبار.

 

هذا و يمكن نقل هذه الفكار من خلال البريد اللكتروني والرسائل الفوريه والرسائل التجاريه والمذكرات، والتقارير وغيرها من الوسائل.

 

بشكل عام يمكن ان تختص الكتابة المهنية لعلام و قناع الجمهور.

 

و مع ذلك فالكتابة المهنية ضرورية لتسيس علاقات جيدة مع الجمهور.

 

ان اختيار الطريقة الملائمة ليصال المعلومات مهم الى حد ما لتحسين كفاءة التعبير.

 

يعتمد ايصال الرسالة بطريقة سليمة على عدد من العوامل.

 

من الهمية بمكان الخذ بالاعتبار مدي اهمية الرسالة و ردود الفعال المطلوبة و تكلفة ايصال الرساله.

استباق رد فعل القارئ

يتضمن التوقع تحديدنماط الجمهور و تعلم ضبط الرسالة بما يتلائم مع توقعات متلقيها.

 

يساعد تحديد انماط الجمهور الكاتب في انشاء السلوب الملائم و لغة الرساله.

 

كما يساعد على اختيار الطريقة الصحيحة ليصال الرساله.

 

كما يساعد تحديد انماط الجمهور في تحديد امكانية وجود جمهور ثانوي.

 

و قد تكون هناك حاجة الى مزيد من المعلومات اذا كان الغرض ايصال الرسالة الى ذلك الجمهور الثانوي.

تهيئة الرسالة للجمهور

يتضمن التكيف استخدام تقنيات معينة ليصال الرسالة الى الجمهور المستهدف.

 

عند كتابة رسالة من الهمية بمكان الانتباة الى السلوب لنة مؤشر جيد على كيف سيشعر القارئ عند قراءة الرساله.

 

قد تعطى الكلمات التي لا تختار بعناية انطباعا سلبيا.

 

لذا يجب العناية باختيار الكلمات التي ستترك اثرا ايجابيا لدي القراء.

 

احدي هذه التقنيات تتضمن التركيز على و قع الرسالة على القارئ.

 

فى حين تتضمن تقنية اخرى استخدام ضمير المخاطب في النص بحيث يشعر القارئ ان الخطاب موجة له و ن الكاتب يشعر بالقارئ.

 

ثمة تقنية اخرى تتضمن استخدام اللغة الخالية من التحيز ما يعني ان الرسالة لن تتضمن اشارات جندريه و تلميحات تمييز عنصري و اشارات ضد عمر معين او مشاعر معادية ضد ذوى الاحتياجات الخاصة و بذا تضمن عدم الساءة الى احد.

 

هذا و ينصح باستخدام اسلوب مهنى احترافى لكن و دى في ذات الوقت و هذا يعني انطباعا عن مدي احترافية الكاتب.

 

كما انه من الجيد استخدام الكلمات اليجابية و تجنب الروابط السلبيه.

 

اخيرا يجب ان يكون الكاتب مؤدبا و ن يستخدم لغة بسيطة مفهومه.

 

تقع على عاتق الكاتب مسؤولية استخدام لغة اخلاقية ما يجنبة احتماليات التقاضى اذا ما سببت كتاباتة مشكلات.

 

مثلا عند الكتابة عن البورصة و الخدمات المالية من الضروري ان يراعى الكاتب القوانين التي تحمى حقوق المستثمرين.

 

كما يجب ان يراعى الكاتب اضافة التحذيرات الملائمة الواضحة عن خطورة المنتج عندما يتعلق المر بالكتابة المتعلقة بالمعلومات المنية مثلا.

 

اما الرسائل المستخدمة في المبيعات و التسويق فيجب ان لا تتضمن اي معلومات تضليلية او خاطئه.

 

يجب ان لا تكتب الرسالة بطريقة قد تخدع المستهلك.

 

يساعد استخدام اللغة الملائمة ايضا في تقييم الموظفين ففى رسائل التوصية يجب ان تكون اللغة ايجابية و لا تتخطي المعلومات المطلوبة المتعلقة بالوظيفه.

  • صور كتابه رسائل
521 views

تقنيات كتابة الرسائل