كيفية عمل خطاب


 

صوره كيفية عمل خطاب

1-حدد مدي رسميه الخطاب.

ان هذا الامر يعتمد على طبيعه العلاقه التى تربط بالشخص المرسل اليه الخطاب.

لذلك عليك ان تضع النقاط التاليه في الاعتبار للوقوف على الدرجه الرسميه المناسبه للخطاب:
اذا كنت ترسل الخطاب الى مسوول حكومى او احد كبار الشخصيات او مسوول اكاديمى او مدير العمل المحتمل او الى اي شخص تامل في ان تعقد معه علاقه مهنيه،

فان الخطاب سيكون رسميا.
اما اذا كنت ترسل الخطاب الى مدير العمل الحالى او الى زميل في العمل لا تربطك به علاقه اجتماعيه او احد الاقارب البعيدين او المسنين او الى اي شخص لا تعرفه جيدا،

فان الخطاب سيكون شبه رسمي.
اعلان
Write a Letter Step 22
قرر ما اذا كنت سترسل الخطاب الكترونيا ام بخط اليد.

ان تحديد و سيله الكتابه و الارسال تعتمد ايضا على مدي رسميه الخطاب.
ان معظم الخطابات الرسميه يجب ان تكتب و ترسل عن طريق البريد العادي،

و الاستثناء الوحيد لهذه القاعده هو اهميه عامل الزمن و ضروره سرعه الارسال لاعتبارات مهنيه،

او اذا كنت تعلم ان المستلم يفضل استقبال خطاباته على البريد الالكتروني.
من الممكن ارسال الخطابات غير الرسميه بالبريد الالكترونى او بالبريد العادي.
فى حاله الخطابات شبه الرسميه يفضل ان تجرى مكالمه مع الطرف الاخر لمعرفه الوسيله التى يفضلها.
3
استخدم الترويسه الرسميه او اكتب عنوانك في الجزء العلوى من الخطاب في الخطابات الرسميه فقط).

اذا كنت تكتب خطابا تجاريا و لديك الترويسه الرسميه للشركه فيمكنك ان تستخدمها.

اما اذا كنت ترغب في ان يبدو خطابك اكثر احترافيه،

فيفضل ان تصمم ترويسه منمقه باستخدام برنامج معالجه النصوص.

او يمكنك الاكتفاء بكتابه عنوانك بالكامل في الجزء العلوى من الخطاب مع محاذاته جهه اليسار،

مع مراعاه الترتيب المكانى في العنوان حيث يكتب اسم الشارع اولا في السطر الاول،

و في السطر الثانى يكتب اسم المدينه و الولايه و الرمز البريدي.

4
اكتب التاريخ كاملا.

اذا كتبت عنوانك اولا،

انزل بموشر الكتابه الى الاسفل بمسافه مناسبه ثم اكتب التاريخ كاملا،

او يمكنك و ضع التاريخ اولا مع محاذاته جهه اليسار.

احرص على كتابه التاريخ كاملا 19 سبتمبر/ ايلول 2019).
اذا كنت ترسل خطابا شبه رسمى او غير رسمى بالبريد الالكترونى فلا داع لكتابه التاريخ لان الخطاب يكون مورخا تلقائيا.
5
اكتب اسم و لقب و عنوان الشخص المرسل اليه في حاله الخطابات الرسميه فقط).

انزل بموشر الكتابه لمسافه مناسبه بعد كتابه التاريخ،

ثم اكتب الاسم الكامل للمرسل اليه و لقبه،

و في السطر التالى اكتب اسم الشركه او الموسسه ان و جد)،

بعد ذلك اكتب عنوان الشارع في السطر الثالث،

و في السطر الرابع و الاخير اكتب اسم المدينه و الولايه و الرمز البريدي.

لا يوجد داع لذلك في حاله ارسال الخطاب عبر البريد الالكتروني.
لا يوجد داع ايضا لذلك في حاله الخطابات غير/ شبه الرسميه المكتوبه بخط اليد و المرسله بالبريد العادي؛

لان كتابه الاسم و العنوان على المظروف الخارجى سيفى بالغرض.
اذا كان خطابك بمثابه استفسار عن امر ما ،

و لا تعرف اسم المرسل اليه،

من الممكن الاكتفاء باسم الشركه او الموسسه و عنوانها.
6
ابدا بالتحيه.

غالبا ما تصاغ عباره التحيه و فقا لطبيعه العلاقه التى تربطك بالمرسل اليه بالاضافه الى مدي رسميه الخطاب،

و فيما يلى بعض الامثله:

بالنسبه للخطابات الرسميه المرسله للشخصيات الاعتباريه يمكنك البدء بعباره “الي من يهمه الامر” ثم نقطتان ).
اذا كنت ترسل الخطاب الى شخصيه اعتباريه و لكنك تعلم ما اذا كانت رجلا ام سيده،

فلديك مجموعه من الخيارات مثل “الساده المحترمون” او “السيدات الفضليات” او “السيدات و الساده الافاضل”.

و لكن عليك ان تتحري الدقه في اختيار هذه العبارات تجنبا لاى سوء تفاهم.
اذا كنت تكتب خطابا رسميا و انت على علم بالشخص المرسل اليه،

فان افضل عباره للتحيه هى “السيد المحترم” او يمكنك يمكنك كتابه اسم الشخص مباشره مسبوقا بلقب الاحترام و ملحوقا بفاصله مثل السيده شذى،

..

).
اذا كنت تكتب خطابا شبه رسمى يمكنك ان تستخدم “عزيزي” او “مرحبا” بصفتها عباره التحيه.
اذا كنت تكتب خطابا غير رسمى يمكنك استخدام “عزيزي” او “مرحبا” بالاضافه الى التحيات الودوده و غير المتكلفه مثل “اهلا” او “كيف حالك”.
Write a Letter Step 77
اكتب اسم المرسل اليه بعد التحيه.
اذا كان الخطاب رسميا،

استخدم الالقاب الرسميه مثل استاذ او استاذه او دكتور او اي لقب حكومى او عسكرى ثم اسم العائله.
اذا كان الخطاب شبه رسمى يمكنك ان تقدر بحدسك ما اذا كان من الممكن استخدام الاسم الاول ام لا.

و الاستثناء الوحيد لهذه القاعده هم الاقارب المسنين من افراد العائله حيث يجب مخاطبتهم بلقب مثل العمه او الجد ثم الاسم الاول.
بالنسبه للخطابات غير الرسميه،

يمكنك ان تخاطب الطرف الاخر باسمه الاول،

الا ان الاستثناء الوحيد لهذه القاعده هو مخاطبه افراد العائله الكبار حيث يجب مخاطبتهم بلقب عمتي او جدى ثم الاسم الاول.
8
افتتاحيه الخطاب.

انزل بموشر الكتابه لمسافه مناسبه بعد التحيه او انتقل الى السطر التالى من الورقه في حاله الكتابه اليدويه.

اذا كنت تكتب خطابا شخصيا ابدا بالاطمئنان عن حاله و صحه المرسل اليه،

و اذا كان الخطاب رسميا فمن الممكن ان تكتب “اتمني ان تكون بخير” و اذا كان غير رسمى يمكن كتابه “كيف حالك؟”.
اذا كنت تكتب خطابا رسميا او تجاريا فيمكنك الانتقال الى الموضوع مباشره؛

لان الوقت من ذهب،

و بالطبع انت لا ترغب في تبديد و قت المرسل اليه.
Write a Letter Step 99
اسال نفسك ما هو الغرض من الخطاب.

ان الغرض الاساسى من اي خطاب هو التواصل مع الطرف الاخر،

لذلك عندما تكتب خطابا عليك ان تسال نفسك اولا ما هى المعلومات التى اريد ان ابلغها للطرف الاخر،

هل ترغب في تناول موضوع الاسعار الجديده لمنتجاتك،

ام تريد التعبير عن مدي افتقادك للطرف الاخر،

او ارسال خطاب شكر على هديه عيد الميلاد التى تلقيتها من المرسل اليه

ايا كان الامر،

فيجب ان يكون الغرض الرئيسى معروفا لك للتركيز عليه عند صياغه الخطاب.
عليك ايضا ان تعرف ما لا ينبغى كتابته في الخطاب،

لذلك يفضل ان تكتب الخطاب و انت في حاله مزاجيه متزنه بعيدا عن الغضب او اي انفعال قد يوثر على مضمون الخطاب.

اما اذا كتبت بالفعل خطابا يشوبه بعض الانفعالات فيفضل عدم ارساله حتى تقراه مره اخري و تري اي التعديلات التى يمكن ادخالها.
10
اكتب الخطاب.

حاول ان تكتب فقرات الخطاب بطريقه منمقه مع مراعاه الاستخدام الصحيح لعلامات الترقيم و تجنب الاخطاء الاملائيه و النحويه.

Write a Letter Step 1011
احرص على التدقيق اللغوى للخطاب.

قبل ان ترسل الخطاب احرص على قراءته عده مرات لتتاكد من انه يشتمل على كل المعلومات التى تريد ابلاغها للطرف الاخر بالاضافه الى التحقق من خلو الخطاب من اي اخطاء لغويه،

لذلك يفضل استخدام تقنيه التدقيق اللغوى الملحقه ببرنامج معالجه النصوص او دع زميلا يقراه لاكتشاف اي اخطاء و ابداء الراى بشكل عام.
12
استخدم خاتمه رقيقه.

احرص على ان تختم خطابك بجمله رقيقه تحمل الكثير من الموده و التقدير للطرف الاخر،

و يفضل ان تكتب في الطرف السفلى الايسر من الخطاب.

فى الخطابات الرسميه يجب الالتزام بعباره “تفضلوا بقبول فائق الاحترام” او “خالص التحيات”.
فى الخطابات شبه الرسميه من الممكن اختصار بعض العبارات المذكوره بالاعلي مثل “مع خالص التقدير” او “مع اطيب التحيات”.
فى الخطابات غير الرسميه يجب ان تعكس الخاتمه مدي قربك و علاقتك بالطرف الاخر فاذا كنت تكتب لزوجتك او صديق عزيز او احد الاقارب فمن الممكن استخدام “مع خالص حبي”.
يمكنك استخدام بعض الديبجات التقليديه في خاتمه الخطابات الرسميه او اذا كنت تكتب خطابا لصديق مقرب سوف يقدر مجهودك).

لذلك حاول ان تكون الخاتمه مناسبه لطبيعه العلاقه التى تربطك بالطرف الاخر.

علي سبيل المثال،

من الممكن ان تحتوى الفقره الاخيره من الخطاب على “ساظل دوما .

.” ثم انزل بالموشر و اكتب “مع خالص تحياتي”.

و بذلك يعتبر السطر الاخير من الخطاب و الخاتمه جمله و احده.

يمكنك ان تجد بعض الطرق الابداعيه في و ضع خاتمتك و لكن احرص على تبلغ تقديرك و احترامك للمتلقي.
13
وقع الخطاب باسمك.

ان الطريقه التى ستوقع بها الخطاب تعتمد على طبيعه مضمون الخطاب.

بالنسبه للخطابات الرسميه التى تكتب الكترونيا،

حاول ان تترك 4 مسافات بين الخاتمه و اسمك بالكامل.

ثم و قع باسمك باللون الازرق او الاسود في هذه المسافه لواقعه بين الخاتمه و الاسم.
اذا كنت ترسل خطابا رسميا الكترونيا اكتب اسمك بالكامل بعد الخاتمه.
من الممكن ان تسبق اسمك بلقب رسمى في حاله الخطابات الرسميه.

علي سبيل المثال فان السيده المتزوجه من الممكن ان توقع “السيده شذى” اذا كانت تريد ان تعرف بهذا الاسم.
عند كتابه الخطابات شبه الرسميه يمكنك ان تختار ما اذا كنت ترغب في استخدام اسمك الاول او اسمك بالكامل،

كما يمكنك كتابه و توقيع اسمك بالطريقه الرسميه و فقا لارادتك.
بالنسبه للخطابات غير الرسميه لا يوجد داع لكتابه اسمك بالكامل في نهايه الخطاب،

و يمكنك الاكتفاء فقط باسمك الاول في حاله البريد الالكترونى او التوقيع باسمك الاول في نهايه الخطاب المكتوب بخط اليد.
14
اذا كنت ترغب في اضافه اي معلومه يمكنك الاعتماد على نظام الحاشيه.

و هذا يعنى كتابه بعض الملاحظات الاضافيه في الهامش السفلى من الخطاب.
اذا اردت اضافه الكثير من المعلومات من الممكن ان تستخدم حاشيه اكبر.

استخدمها فقط اذا احتجت المزيد من المساحه.
Write a Letter Step 1315
اطوى الخطاب اختياري).

اذا كنت سترسل الخطاب عبر البريد العادى من الافضل ان تطوى الخطاب في ثلاث طبقات مع جعل الجزء السفلى من الورقه متجها الى الاعلي بحيث يكون الثلثان الاخران مطويين على نحو مناسب.

ثم اطو الجزء العلوى الى الاسفل بحيث يتصل بالجزء السفلى من الورقه.

ان طى الخطاب بهذه الطريقه يضمن له بانه سيناسب معظم انواع و احجام المظاريف.
16
اكتب العنوان على المظروف الخارجى اختياري).

اكتب عنوان المرسل اليه في منتصف المظروف تماما على النحو التالي:

السيد جون سميث
123 ش ا.

ب.

ج.
مدينه نيويورك NY99999
17
اكتب عنوانك / عنوان المرسل اختياري).

اذا لم يستطع مكتب البريد ارسال خطابك لاى سبب من الاسباب فانه سيعيده لك على عنوانك الذى كتبته دون اي رسوم اضافيه.

لذلك احرص على كتابته على غرار عنوان المرسل اليه اي بنفس الترتيب المكاني)،

و التعديل الوحيد الذى يمكنك ادخاله هو و ضع اسم العائله بدلا من اسمك بالكامل.

702 views

كيفية عمل خطاب