كيفية عمل خطاب

 

بالصور كيفية عمل خطاب 20160803 605

1-حدد مدي رسمية الخطاب.

 

ان هذا الامر يعتمد على طبيعة العلاقة التي تربط بالشخص المرسل الية الخطاب.

 

لذلك عليك ان تضع النقاط التالية في الاعتبار للوقوف على الدرجة الرسمية المناسبة للخطاب:
اذا كنت ترسل الخطاب الى مسوول حكومى اواحد كبار الشخصيات او مسوول اكاديمى او مدير العمل المحتمل او الى اي شخص تامل في ان تعقد معه علاقة مهنيه،

 

فان الخطاب سيكون رسميا.
اما اذا كنت ترسل الخطاب الى مدير العمل الحالى او الى زميل في العمل لا تربطك به علاقة اجتماعية اواحد الاقارب البعيدين او المسنين او الى اي شخص لا تعرفة جيدا،

 

فان الخطاب سيكون شبة رسمي.
اعلان
Write a Letter Step 22
قرر ما اذا كنت سترسل الخطاب الكترونيا ام بخط اليد.

 

ان تحديد و سيلة الكتابة و الارسال تعتمد ايضا على مدي رسمية الخطاب.
ان معظم الخطابات الرسمية يجب ان تكتب و ترسل عن طريق البريد العادي،

 

و الاستثناء الوحيد لهذه القاعدة هو اهمية عامل الزمن و ضرورة سرعة الارسال لاعتبارات مهنيه،

 

او اذا كنت تعلم ان المستلم يفضل استقبال خطاباتة على البريد الالكتروني.
من الممكن ارسال الخطابات غير الرسمية بالبريد الالكترونى او بالبريد العادي.
فى حالة الخطابات شبة الرسمية يفضل ان تجرى مكالمة مع الطرف الاخر لمعرفة الوسيلة التي يفضلها.
3
استخدم الترويسة الرسمية او اكتب عنوانك في الجزء العلوى من الخطاب في الخطابات الرسمية فقط).

 

اذا كنت تكتب خطابا تجاريا و لديك الترويسة الرسمية للشركة فيمكنك ان تستخدمها.

 

اما اذا كنت ترغب في ان يبدو خطابك اكثر احترافيه،

 

فيفضل ان تصمم ترويسة منمقة باستخدام برنامج معالجة النصوص.

 

او يمكنك الاكتفاء بكتابة عنوانك بالكامل في الجزء العلوى من الخطاب مع محاذاتة جهة اليسار،

 

مع مراعاة الترتيب المكانى في العنوان حيث يكتب اسم الشارع اولا في السطر الاول،

 

و في السطر الثاني يكتب اسم المدينة و الولاية و الرمز البريدي.

4
اكتب التاريخ كاملا.

 

اذا كتبت عنوانك اولا،

 

انزل بموشر الكتابة الى الاسفل بمسافة مناسبة ثم اكتب التاريخ كاملا،

 

او يمكنك وضع التاريخ اولا مع محاذاتة جهة اليسار.

احرص على كتابة التاريخ كاملا 19 سبتمبر/ ايلول 2019).
اذا كنت ترسل خطابا شبة رسمي او غير رسمي بالبريد الالكترونى فلا داع لكتابة التاريخ لان الخطاب يكون مورخا تلقائيا.
5
اكتب اسم و لقب و عنوان الشخص المرسل الية في حالة الخطابات الرسمية فقط).

 

انزل بموشر الكتابة لمسافة مناسبة بعد كتابة التاريخ،

 

ثم اكتب الاسم الكامل للمرسل الية و لقبه،

 

و في السطر التالي اكتب اسم الشركة او الموسسة ان و جد)،

 

بعد ذلك اكتب عنوان الشارع في السطر الثالث،

 

و في السطر الرابع و الاخير اكتب اسم المدينة و الولاية و الرمز البريدي.

لا يوجد داع لذلك في حالة ارسال الخطاب عبر البريد الالكتروني.
لا يوجد داع ايضا لذلك في حالة الخطابات غير/ شبة الرسمية المكتوبة بخط اليد و المرسلة بالبريد العادي؛

 

لان كتابة الاسم و العنوان على المظروف الخارجى سيفى بالغرض.
اذا كان خطابك بمثابة استفسار عن امر ما ،

 

 

و لا تعرف اسم المرسل اليه،

 

من الممكن الاكتفاء باسم الشركة او الموسسة و عنوانها.
6
ابدا بالتحيه.

 

غالبا ما تصاغ عبارة التحية و فقا لطبيعة العلاقة التي تربطك بالمرسل الية بالاضافة الى مدي رسمية الخطاب،

 

و فيما يلى بعض الامثله:

بالنسبة للخطابات الرسمية المرسلة للشخصيات الاعتبارية يمكنك البدء بعبارة “الي من يهمة الامر” ثم نقطتان ).
اذا كنت ترسل الخطاب الى شخصية اعتبارية و لكنك تعلم ما اذا كانت رجلا ام سيده،

 

فلديك مجموعة من الخيارات مثل “السادة المحترمون” او “السيدات الفضليات” او “السيدات و السادة الافاضل”.

 

و لكن عليك ان تتحري الدقة في اختيار هذه العبارات تجنبا لاى سوء تفاهم.
اذا كنت تكتب خطابا رسميا و انت على علم بالشخص المرسل اليه،

 

فان افضل عبارة للتحية هي “السيد المحترم” او يمكنك يمكنك كتابة اسم الشخص مباشرة مسبوقا بلقب الاحترام و ملحوقا بفاصلة مثل السيدة شذى،

 

..

 

).
اذا كنت تكتب خطابا شبة رسمي يمكنك ان تستخدم “عزيزي” او “مرحبا” بصفتها عبارة التحيه.
اذا كنت تكتب خطابا غير رسمي يمكنك استخدام “عزيزي” او “مرحبا” بالاضافة الى التحيات الودودة و غير المتكلفة مثل “اهلا” او “كيف حالك”.
Write a Letter Step 77
اكتب اسم المرسل الية بعد التحيه.
اذا كان الخطاب رسميا،

 

استخدم الالقاب الرسمية مثل استاذ او استاذة او دكتور او اي لقب حكومى او عسكرى ثم اسم العائله.
اذا كان الخطاب شبة رسمي يمكنك ان تقدر بحدسك ما اذا كان من الممكن استخدام الاسم الاول ام لا.

 

و الاستثناء الوحيد لهذه القاعدة هم الاقارب المسنين من افراد العائلة حيث يجب مخاطبتهم بلقب مثل العمة او الجد ثم الاسم الاول.
بالنسبة للخطابات غير الرسميه،

 

يمكنك ان تخاطب الطرف الاخر باسمه الاول،

 

الا ان الاستثناء الوحيد لهذه القاعدة هو مخاطبة افراد العائلة الكبار حيث يجب مخاطبتهم بلقب عمتي او جدى ثم الاسم الاول.
8
افتتاحية الخطاب.

 

انزل بموشر الكتابة لمسافة مناسبة بعد التحية او انتقل الى السطر التالي من الورقة في حالة الكتابة اليدويه.

اذا كنت تكتب خطابا شخصيا ابدا بالاطمئنان عن حالة و صحة المرسل اليه،

 

و اذا كان الخطاب رسميا فمن الممكن ان تكتب “اتمني ان تكون بخير” و اذا كان غير رسمي يمكن كتابة “كيف حالك؟”.
اذا كنت تكتب خطابا رسميا او تجاريا فيمكنك الانتقال الى الموضوع مباشره؛

 

لان الوقت من ذهب،

 

و بالطبع انت لا ترغب في تبديد وقت المرسل اليه.
Write a Letter Step 99
اسال نفسك ما هو الغرض من الخطاب.

 

ان الغرض الاساسى من اي خطاب هو التواصل مع الطرف الاخر،

 

لذلك عندما تكتب خطابا عليك ان تسال نفسك اولا ما هي المعلومات التي اريد ان ابلغها للطرف الاخر،

 

هل ترغب في تناول موضوع الاسعار الجديدة لمنتجاتك،

 

ام تريد التعبير عن مدي افتقادك للطرف الاخر،

 

او ارسال خطاب شكر على هدية عيد الميلاد التي تلقيتها من المرسل اليه

 

ايا كان الامر،

 

فيجب ان يكون الغرض الرئيسى معروفا لك للتركيز عليه عند صياغة الخطاب.
عليك ايضا ان تعرف ما لا ينبغى كتابتة في الخطاب،

 

لذلك يفضل ان تكتب الخطاب و انت في حالة مزاجية متزنة بعيدا عن الغضب او اي انفعال قد يوثر على مضمون الخطاب.

 

اما اذا كتبت بالفعل خطابا يشوبة بعض الانفعالات فيفضل عدم ارسالة حتى تقراة مرة اخرى و تري اي التعديلات التي يمكن ادخالها.
10
اكتب الخطاب.

 

حاول ان تكتب فقرات الخطاب بطريقة منمقة مع مراعاة الاستخدام الصحيح لعلامات الترقيم و تجنب الاخطاء الاملائية و النحويه.

Write a Letter Step 1011
احرص على التدقيق اللغوى للخطاب.

 

قبل ان ترسل الخطاب احرص على قراءتة عدة مرات لتتاكد من انه يشتمل على كل المعلومات التي تريد ابلاغها للطرف الاخر بالاضافة الى التحقق من خلو الخطاب من اي اخطاء لغويه،

 

لذلك يفضل استخدام تقنية التدقيق اللغوى الملحقة ببرنامج معالجة النصوص او دع زميلا يقراة لاكتشاف اي اخطاء و ابداء الراى بشكل عام.
12
استخدم خاتمة رقيقه.

 

احرص على ان تختم خطابك بجملة رقيقة تحمل الكثير من المودة و التقدير للطرف الاخر،

 

و يفضل ان تكتب في الطرف السفلى الايسر من الخطاب.

فى الخطابات الرسمية يجب الالتزام بعبارة “تفضلوا بقبول فائق الاحترام” او “خالص التحيات”.
فى الخطابات شبة الرسمية من الممكن اختصار بعض العبارات المذكورة بالاعلى مثل “مع خالص التقدير” او “مع اطيب التحيات”.
فى الخطابات غير الرسمية يجب ان تعكس الخاتمة مدي قربك و علاقتك بالطرف الاخر فاذا كنت تكتب لزوجتك او صديق عزيز اواحد الاقارب فمن الممكن استخدام “مع خالص حبي”.
يمكنك استخدام بعض الديبجات التقليدية في خاتمة الخطابات الرسمية او اذا كنت تكتب خطابا لصديق مقرب سوف يقدر مجهودك).

 

لذلك حاول ان تكون الخاتمة مناسبة لطبيعة العلاقة التي تربطك بالطرف الاخر.

 

على سبيل المثال،

 

من الممكن ان تحتوى الفقرة الاخيرة من الخطاب على “ساظل دوما .

 

.” ثم انزل بالموشر و اكتب “مع خالص تحياتي”.

 

و بذلك يعتبر السطر الاخير من الخطاب و الخاتمة جملة واحده.

 

يمكنك ان تجد بعض الطرق الابداعية في وضع خاتمتك و لكن احرص على تبلغ تقديرك و احترامك للمتلقي.
13
وقع الخطاب باسمك.

 

ان الطريقة التي ستوقع بها الخطاب تعتمد على طبيعة مضمون الخطاب.

بالنسبة للخطابات الرسمية التي تكتب الكترونيا،

 

حاول ان تترك 4 مسافات بين الخاتمة و اسمك بالكامل.

 

ثم و قع باسمك باللون الازرق او الاسود في هذه المسافة لواقعة بين الخاتمة و الاسم.
اذا كنت ترسل خطابا رسميا الكترونيا اكتب اسمك بالكامل بعد الخاتمه.
من الممكن ان تسبق اسمك بلقب رسمي في حالة الخطابات الرسميه.

 

على سبيل المثال فان السيدة المتزوجة من الممكن ان توقع “السيدة شذى” اذا كانت تريد ان تعرف بهذا الاسم.
عند كتابة الخطابات شبة الرسمية يمكنك ان تختار ما اذا كنت ترغب في استخدام اسمك الاول او اسمك بالكامل،

 

كما يمكنك كتابة و توقيع اسمك بالطريقة الرسمية و فقا لارادتك.
بالنسبة للخطابات غير الرسمية لا يوجد داع لكتابة اسمك بالكامل في نهاية الخطاب،

 

و يمكنك الاكتفاء فقط باسمك الاول في حالة البريد الالكترونى او التوقيع باسمك الاول في نهاية الخطاب المكتوب بخط اليد.
14
اذا كنت ترغب في اضافة اي معلومة يمكنك الاعتماد على نظام الحاشيه.

 

و هذا يعني كتابة بعض الملاحظات الاضافية في الهامش السفلى من الخطاب.
اذا اردت اضافة الكثير من المعلومات من الممكن ان تستخدم حاشية اكبر.

 

استخدمها فقط اذا احتجت المزيد من المساحه.
Write a Letter Step 1315
اطوى الخطاب اختياري).

 

اذا كنت سترسل الخطاب عبر البريد العادي من الافضل ان تطوى الخطاب في ثلاث طبقات مع جعل الجزء السفلى من الورقة متجها الى الاعلى بحيث يكون الثلثان الاخران مطويين على نحو مناسب.

 

ثم اطو الجزء العلوى الى الاسفل بحيث يتصل بالجزء السفلى من الورقه.

 

ان طى الخطاب بهذه الطريقة يضمن له بانه سيناسب معظم انواع و احجام المظاريف.
16
اكتب العنوان على المظروف الخارجى اختياري).

 

اكتب عنوان المرسل الية في منتصف المظروف تماما على النحو التالي:

السيد جون سميث
123 ش ا.

 

ب.

 

ج.
مدينة نيويورك NY99999
17
اكتب عنوانك / عنوان المرسل اختياري).

 

اذا لم يستطع مكتب البريد ارسال خطابك لاى سبب من الاسباب فانه سيعيدة لك على عنوانك الذى كتبتة دون اي رسوم اضافيه.

 

لذلك احرص على كتابتة على غرار عنوان المرسل الية اي بنفس الترتيب المكاني)،

 

و التعديل الوحيد الذى يمكنك ادخالة هو وضع اسم العائلة بدلا من اسمك بالكامل.

931 views

كيفية عمل خطاب