كيفية عمل خطاب


 

صوره كيفية عمل خطاب

1-حدد مدى رسمية الخطاب.

ان هذا الامر يعتمد على طبيعه العلاقه التي تربط بالشخص المرسل اليه الخطاب.

لذلك عليك ان تضع النقاط التاليه في الاعتبار للوقوف على الدرجه الرسمية المناسبه للخطاب:
اذا كنت ترسل الخطاب الى مسوول حكومي او احد كبار الشخصيات او مسوول اكاديمي او مدير العمل المحتمل او الى اي شخص تامل في ان تعقد معه علاقه مهنيه،

فان الخطاب سيكون رسميا.
اما اذا كنت ترسل الخطاب الى مدير العمل الحالي او الى زميل في العمل لا تربطك به علاقه اجتماعيه او احد الاقارب البعيدين او المسنين او الى اي شخص لا تعرفه جيدا،

فان الخطاب سيكون شبه رسمي.
اعلان
Write a Letter Step 22
قرر ما اذا كنت سترسل الخطاب الكترونيا ام بخط اليد.

ان تحديد وسيله الكتابة والارسال تعتمد ايضا على مدى رسمية الخطاب.
ان معظم الخطابات الرسمية يجب ان تكتب وترسل عن طريق البريد العادي،

والاستثناء الوحيد لهذه القاعده هو اهمية عامل الزمن وضروره سرعه الارسال لاعتبارات مهنيه،

او اذا كنت تعلم ان المستلم يفضل استقبال خطاباته على البريد الالكتروني.
من الممكن ارسال الخطابات غير الرسمية بالبريد الالكتروني او بالبريد العادي.
في حالة الخطابات شبه الرسمية يفضل ان تجري مكالمه مع الطرف الاخر لمعرفه الوسيله التي يفضلها.
3
استخدم الترويسه الرسمية او اكتب عنوانك في الجزء العلوي من الخطاب في الخطابات الرسمية فقط).

اذا كنت تكتب خطابا تجاريا ولديك الترويسه الرسمية للشركة فيمكنك ان تستخدمها.

اما اذا كنت ترغب في ان يبدو خطابك اكثر احترافيه،

فيفضل ان تصمم ترويسه منمقه باستخدام برنامج معالجه النصوص.

او يمكنك الاكتفاء بكتابة عنوانك بالكامل في الجزء العلوي من الخطاب مع محاذاته جهه اليسار،

مع مراعاه الترتيب المكاني في العنوان حيث يكتب اسم الشارع اولا في السطر الاول،

وفي السطر الثاني يكتب اسم المدينه والولايه والرمز البريدي.

4
اكتب التاريخ كاملا.

اذا كتبت عنوانك اولا،

انزل بموشر الكتابة الى الاسفل بمسافه مناسبه ثم اكتب التاريخ كاملا،

او يمكنك وضع التاريخ اولا مع محاذاته جهه اليسار.

احرص على كتابة التاريخ كاملا 19 سبتمبر/ ايلول 2019).
اذا كنت ترسل خطابا شبه رسمي او غير رسمي بالبريد الالكتروني فلا داع لكتابة التاريخ لان الخطاب يكون مورخا تلقائيا.
5
اكتب اسم ولقب وعنوان الشخص المرسل اليه في حالة الخطابات الرسمية فقط).

انزل بموشر الكتابة لمسافه مناسبه بعد كتابة التاريخ،

ثم اكتب الاسم الكامل للمرسل اليه ولقبه،

وفي السطر التالي اكتب اسم الشركة او الموسسه ان وجد)،

بعد ذلك اكتب عنوان الشارع في السطر الثالث،

وفي السطر الرابع والاخير اكتب اسم المدينه والولايه والرمز البريدي.

لا يوجد داع لذلك في حالة ارسال الخطاب عبر البريد الالكتروني.
لا يوجد داع ايضا لذلك في حالة الخطابات غير/ شبه الرسمية المكتوبة بخط اليد والمرسله بالبريد العادي؛

لان كتابة الاسم والعنوان على المظروف الخارجي سيفي بالغرض.
اذا كان خطابك بمثابه استفسار عن امر ما،

ولا تعرف اسم المرسل اليه،

من الممكن الاكتفاء باسم الشركة او الموسسه وعنوانها.
6
ابدا بالتحيه.

غالبا ما تصاغ عبارة التحيه وفقا لطبيعه العلاقه التي تربطك بالمرسل اليه بالاضافه الى مدى رسمية الخطاب،

وفيما يلي بعض الامثله:

بالنسبة للخطابات الرسمية المرسله للشخصيات الاعتباريه يمكنك البدء بعبارة “الى من يهمه الامر” ثم نقطتان ).
اذا كنت ترسل الخطاب الى شخصيه اعتباريه ولكنك تعلم ما اذا كانت رجلا ام سيده،

فلديك مجموعة من الخيارات مثل “الساده المحترمون” او “السيدات الفضليات” او “السيدات والساده الافاضل”.

ولكن عليك ان تتحرى الدقه في اختيار هذه العبارات تجنبا لاي سوء تفاهم.
اذا كنت تكتب خطابا رسميا وانت على علم بالشخص المرسل اليه،

فان افضل عبارة للتحيه هي “السيد المحترم” او يمكنك يمكنك كتابة اسم الشخص مباشره مسبوقا بلقب الاحترام وملحوقا بفاصله مثل السيده شذى،

..

).
اذا كنت تكتب خطابا شبه رسمي يمكنك ان تستخدم “عزيزي” او “مرحبا” بصفتها عبارة التحيه.
اذا كنت تكتب خطابا غير رسمي يمكنك استخدام “عزيزي” او “مرحبا” بالاضافه الى التحيات الودوده وغير المتكلفه مثل “اهلا” او “كيف حالك”.
Write a Letter Step 77
اكتب اسم المرسل اليه بعد التحيه.
اذا كان الخطاب رسميا،

استخدم الالقاب الرسمية مثل استاذ او استاذه او دكتور او اي لقب حكومي او عسكري ثم اسم العائله.
اذا كان الخطاب شبه رسمي يمكنك ان تقدر بحدسك ما اذا كان من الممكن استخدام الاسم الاول ام لا.

والاستثناء الوحيد لهذه القاعده هم الاقارب المسنين من افراد العائلة حيث يجب مخاطبتهم بلقب مثل العمه او الجد ثم الاسم الاول.
بالنسبة للخطابات غير الرسميه،

يمكنك ان تخاطب الطرف الاخر باسمه الاول،

الا ان الاستثناء الوحيد لهذه القاعده هو مخاطبه افراد العائلة الكبار حيث يجب مخاطبتهم بلقب عمتى او جدي ثم الاسم الاول.
8
افتتاحيه الخطاب.

انزل بموشر الكتابة لمسافه مناسبه بعد التحيه او انتقل الى السطر التالي من الورقه في حالة الكتابة اليدويه.

اذا كنت تكتب خطابا شخصيا ابدا بالاطمئنان عن حالة وصحة المرسل اليه،

واذا كان الخطاب رسميا فمن الممكن ان تكتب “اتمنى ان تكون بخير” واذا كان غير رسمي يمكن كتابة “كيف حالك؟”.
اذا كنت تكتب خطابا رسميا او تجاريا فيمكنك الانتقال الى الموضوع مباشره؛

لان الوقت من ذهب،

وبالطبع انت لا ترغب في تبديد وقت المرسل اليه.
Write a Letter Step 99
اسال نفسك ما هو الغرض من الخطاب.

ان الغرض الاساسي من اي خطاب هو التواصل مع الطرف الاخر،

لذلك عندما تكتب خطابا عليك ان تسال نفسك اولا ما هي المعلومات التي اريد ان ابلغها للطرف الاخر،

هل ترغب في تناول موضوع الاسعار الجديدة لمنتجاتك،

ام تريد التعبير عن مدى افتقادك للطرف الاخر،

او ارسال خطاب شكر على هديه عيد الميلاد التي تلقيتها من المرسل اليه

ايا كان الامر،

فيجب ان يكون الغرض الرئيسي معروفا لك للتركيز عليه عند صياغه الخطاب.
عليك ايضا ان تعرف ما لا ينبغي كتابته في الخطاب،

لذلك يفضل ان تكتب الخطاب وانت في حالة مزاجيه متزنه بعيدا عن الغضب او اي انفعال قد يوثر على مضمون الخطاب.

اما اذا كتبت بالفعل خطابا يشوبه بعض الانفعالات فيفضل عدم ارساله حتى تقراه مره اخرى وترى اي التعديلات التي يمكن ادخالها.
10
اكتب الخطاب.

حاول ان تكتب فقرات الخطاب بطريقة منمقه مع مراعاه الاستخدام الصحيح لعلامات الترقيم وتجنب الاخطاء الاملائيه والنحويه.

Write a Letter Step 1011
احرص على التدقيق اللغوي للخطاب.

قبل ان ترسل الخطاب احرص على قراءته عده مرات لتتاكد من انه يشتمل على كل المعلومات التي تريد ابلاغها للطرف الاخر بالاضافه الى التحقق من خلو الخطاب من اي اخطاء لغويه،

لذلك يفضل استخدام تقنيه التدقيق اللغوي الملحقه ببرنامج معالجه النصوص او دع زميلا يقراه لاكتشاف اي اخطاء وابداء الراي بشكل عام.
12
استخدم خاتمه رقيقه.

احرص على ان تختم خطابك بجمله رقيقه تحمل الكثير من الموده والتقدير للطرف الاخر،

ويفضل ان تكتب في الطرف السفلي الايسر من الخطاب.

في الخطابات الرسمية يجب الالتزام بعبارة “تفضلوا بقبول فائق الاحترام” او “خالص التحيات”.
في الخطابات شبه الرسمية من الممكن اختصار بعض العبارات المذكوره بالاعلى مثل “مع خالص التقدير” او “مع اطيب التحيات”.
في الخطابات غير الرسمية يجب ان تعكس الخاتمه مدى قربك وعلاقتك بالطرف الاخر فاذا كنت تكتب لزوجتك او صديق عزيز او احد الاقارب فمن الممكن استخدام “مع خالص حبي”.
يمكنك استخدام بعض الديبجات التقليديه في خاتمه الخطابات الرسمية او اذا كنت تكتب خطابا لصديق مقرب سوف يقدر مجهودك).

لذلك حاول ان تكون الخاتمه مناسبه لطبيعه العلاقه التي تربطك بالطرف الاخر.

على سبيل المثال،

من الممكن ان تحتوي الفقره الاخيرة من الخطاب على “ساظل دوما .

.” ثم انزل بالموشر واكتب “مع خالص تحياتي”.

وبذلك يعتبر السطر الاخير من الخطاب والخاتمه جمله واحده.

يمكنك ان تجد بعض الطرق الابداعيه في وضع خاتمتك ولكن احرص على تبلغ تقديرك واحترامك للمتلقي.
13
وقع الخطاب باسمك.

ان الطريقة التي ستوقع بها الخطاب تعتمد على طبيعه مضمون الخطاب.

بالنسبة للخطابات الرسمية التي تكتب الكترونيا،

حاول ان تترك 4 مسافات بين الخاتمه واسمك بالكامل.

ثم وقع باسمك باللون الازرق او الاسود في هذه المسافه لواقعه بين الخاتمه والاسم.
اذا كنت ترسل خطابا رسميا الكترونيا اكتب اسمك بالكامل بعد الخاتمه.
من الممكن ان تسبق اسمك بلقب رسمي في حالة الخطابات الرسميه.

على سبيل المثال فان السيده المتزوجه من الممكن ان توقع “السيده شذى” اذا كانت تريد ان تعرف بهذا الاسم.
عند كتابة الخطابات شبه الرسمية يمكنك ان تختار ما اذا كنت ترغب في استخدام اسمك الاول او اسمك بالكامل،

كما يمكنك كتابة وتوقيع اسمك بالطريقة الرسمية وفقا لارادتك.
بالنسبة للخطابات غير الرسمية لا يوجد داع لكتابة اسمك بالكامل في نهاية الخطاب،

ويمكنك الاكتفاء فقط باسمك الاول في حالة البريد الالكتروني او التوقيع باسمك الاول في نهاية الخطاب المكتوب بخط اليد.
14
اذا كنت ترغب في اضافه اي معلومه يمكنك الاعتماد على نظام الحاشيه.

وهذا يعني كتابة بعض الملاحظات الاضافيه في الهامش السفلي من الخطاب.
اذا اردت اضافه الكثير من المعلومات من الممكن ان تستخدم حاشيه اكبر.

استخدمها فقط اذا احتجت المزيد من المساحه.
Write a Letter Step 1315
اطوي الخطاب اختياري).

اذا كنت سترسل الخطاب عبر البريد العادي من الافضل ان تطوي الخطاب في ثلاث طبقات مع جعل الجزء السفلي من الورقه متجها الى الاعلى بحيث يكون الثلثان الاخران مطويين على نحو مناسب.

ثم اطو الجزء العلوي الى الاسفل بحيث يتصل بالجزء السفلي من الورقه.

ان طي الخطاب بهذه الطريقة يضمن له بانه سيناسب معظم انواع واحجام المظاريف.
16
اكتب العنوان على المظروف الخارجي اختياري).

اكتب عنوان المرسل اليه في منتصف المظروف تماما على النحو التالي:

السيد جون سميث
123 ش ا.

ب.

ج.
مدينه نيويورك NY99999
17
اكتب عنوانك / عنوان المرسل اختياري).

اذا لم يستطع مكتب البريد ارسال خطابك لاي سبب من الاسباب فانه سيعيده لك على عنوانك الذي كتبته دون اي رسوم اضافيه.

لذلك احرص على كتابته على غرار عنوان المرسل اليه اي بنفس الترتيب المكاني)،

والتعديل الوحيد الذي يمكنك ادخاله هو وضع اسم العائلة بدلا من اسمك بالكامل.

648 views

كيفية عمل خطاب