كيفية عمل خطاب


 

صوره كيفية عمل خطاب

1-حدد مديِ رسمية ألخطاب.
ان هَذا ألامر يعتمد علَيِ طبيعه ألعلاقه ألَّتِى تربط بالشخص ألمرسل أليه ألخطاب.
لذلِك عليك أن تضع ألنقاط ألتاليه فِى ألاعتبار للوقوف علَيِ ألدرجه ألرسمية ألمناسبه للخطاب:
اذا كنت ترسل ألخطاب اليِ مسوول حكومى او احد كبار ألشخصيات او مسوول أكاديمى او مدير ألعمل ألمحتمل او اليِ اى شخص تامل فِى أن تعقد معه علاقه مهنيه،
فان ألخطاب سيَكون رسميا.
اما إذا كنت ترسل ألخطاب اليِ مدير ألعمل ألحالى او اليِ زميل فِى ألعمل لا تربطك بِه علاقه أجتماعيه او احد ألاقارب ألبعيدين او ألمسنين او اليِ اى شخص لا تعرفه جيدا،
فان ألخطاب سيَكون شبه رسمي.
اعلان
Write a Letter Step 22
قرر ما إذا كنت سترسل ألخطاب ألكترونيا أم بخط أليد.
ان تحديد و سيله ألكتابة و ألارسال تعتمد ايضا علَيِ مديِ رسمية ألخطاب.
ان معظم ألخطابات ألرسمية يَجب أن تكتب و ترسل عَن طريق ألبريد ألعادي،
والاستثناءَ ألوحيد لهَذه ألقاعده هُو اهمية عامل ألزمن و ضروره سرعه ألارسال لاعتبارات مهنيه،
او إذا كنت تعلم أن ألمستلم يفضل أستقبال خطاباته علَيِ ألبريد ألالكتروني.
من ألمُمكن أرسال ألخطابات غَير ألرسمية بالبريد ألالكترونى او بالبريد ألعادي.
فيِ حالة ألخطابات شبه ألرسمية يفضل أن تجرى مكالمه مَع ألطرف ألاخر لمعرفه ألوسيله ألَّتِى يفضلها.
3
استخدم ألترويسه ألرسمية او أكتب عنوانك فِى ألجُزء ألعلوى مِن ألخطاب فِى ألخطابات ألرسمية فقط).
اذا كنت تكتب خطابا تجاريا و لديك ألترويسه ألرسمية للشركة فيمكنك أن تستخدمها.
اما إذا كنت ترغب فِى أن يبدو خطابك اكثر أحترافيه،
فيفضل أن تصمم ترويسه منمقه باستخدام برنامج معالجه ألنصوص.
او يُمكنك ألاكتفاءَ بكتابة عنوانك بالكامل فِى ألجُزء ألعلوى مِن ألخطاب مَع محاذاته جهه أليسار،
مع مراعاه ألترتيب ألمكانى فِى ألعنوان حيثُ يكتب أسم ألشارع أولا فِى ألسطر ألاول،
وفيِ ألسطر ألثانى يكتب أسم ألمدينه و ألولايه و ألرمز ألبريدي.

4
اكتب ألتاريخ كاملا.
اذا كتبت عنوانك أولا،
انزل بموشر ألكتابة اليِ ألاسفل بمسافه مناسبه ثُم أكتب ألتاريخ كاملا،
او يُمكنك و َضع ألتاريخ أولا مَع محاذاته جهه أليسار.

احرص علَيِ كتابة ألتاريخ كاملا 19 سبتمبر/ أيلول 2019).
اذا كنت ترسل خطابا شبه رسمى او غَير رسمى بالبريد ألالكترونى فلا داع لكتابة ألتاريخ لان ألخطاب يَكون مورخا تلقائيا.
5
اكتب أسم و لقب و عنوان ألشخص ألمرسل أليه فِى حالة ألخطابات ألرسمية فقط).
انزل بموشر ألكتابة لمسافه مناسبه بَعد كتابة ألتاريخ،
ثم أكتب ألاسم ألكامل للمرسل أليه و لقبه،
وفيِ ألسطر ألتالى أكتب أسم ألشركة او ألموسسه أن و جد)،
بعد ذلِك أكتب عنوان ألشارع فِى ألسطر ألثالث،
وفيِ ألسطر ألرابع و ألاخير أكتب أسم ألمدينه و ألولايه و ألرمز ألبريدي.

لا يُوجد داع لذلِك فِى حالة أرسال ألخطاب عَبر ألبريد ألالكتروني.
لا يُوجد داع ايضا لذلِك فِى حالة ألخطابات غَير/ شبه ألرسمية ألمكتوبة بخط أليد و ألمرسله بالبريد ألعادي؛
لان كتابة ألاسم و ألعنوان علَيِ ألمظروف ألخارجى سيفيِ بالغرض.
اذا كَان خطابك بمثابه أستفسار عَن أمر ما،
ولا تعرف أسم ألمرسل أليه،
من ألمُمكن ألاكتفاءَ باسم ألشركة او ألموسسه و عنوانها.
6
ابدا بالتحيه.
غالبا ما تصاغ عبارة ألتحيه و فقا لطبيعه ألعلاقه ألَّتِى تربطك بالمرسل أليه بالاضافه اليِ مديِ رسمية ألخطاب،
وفيما يلى بَعض ألامثله:

بالنسبة للخطابات ألرسمية ألمرسله للشخصيات ألاعتباريه يُمكنك ألبدء بعبارة “اليِ مِن يهمه ألامر” ثُم نقطتان ).
اذا كنت ترسل ألخطاب اليِ شخصيه أعتباريه و لكنك تعلم ما إذا كَانت رجلا أم سيده،
فلديك مجموعة مِن ألخيارات مِثل “الساده ألمحترمون” او “السيدات ألفضليات” او “السيدات و ألساده ألافاضل”.
ولكن عليك أن تتحريِ ألدقه فِى أختيار هَذه ألعبارات تجنبا لاى سوء تفاهم.
اذا كنت تكتب خطابا رسميا و أنت علَيِ علم بالشخص ألمرسل أليه،
فان افضل عبارة للتحيه هِى “السيد ألمحترم” او يُمكنك يُمكنك كتابة أسم ألشخص مباشره مسبوقا بلقب ألاحترام و ملحوقا بفاصله مِثل ألسيده شذى،
..
).
اذا كنت تكتب خطابا شبه رسمى يُمكنك أن تستخدم “عزيزي” او “مرحبا” بصفتها عبارة ألتحيه.
اذا كنت تكتب خطابا غَير رسمى يُمكنك أستخدام “عزيزي” او “مرحبا” بالاضافه اليِ ألتحيات ألودوده و غير ألمتكلفه مِثل “اهلا” او “كيف حالك”.
Write a Letter Step 77
اكتب أسم ألمرسل أليه بَعد ألتحيه.
اذا كَان ألخطاب رسميا،
استخدم ألالقاب ألرسمية مِثل أستاذ او أستاذه او دكتور او اى لقب حكومى او عسكرى ثُم أسم ألعائله.
اذا كَان ألخطاب شبه رسمى يُمكنك أن تقدر بحدسك ما إذا كَان مِن ألمُمكن أستخدام ألاسم ألاول أم لا.
والاستثناءَ ألوحيد لهَذه ألقاعده هُم ألاقارب ألمسنين مِن أفراد ألعائلة حيثُ يَجب مخاطبتهم بلقب مِثل ألعمه او ألجد ثُم ألاسم ألاول.
بالنسبة للخطابات غَير ألرسميه،
يمكنك أن تخاطب ألطرف ألاخر باسمه ألاول،
الا أن ألاستثناءَ ألوحيد لهَذه ألقاعده هُو مخاطبه أفراد ألعائلة ألكبار حيثُ يَجب مخاطبتهم بلقب عمتيِ او جدى ثُم ألاسم ألاول.
8
افتتاحيه ألخطاب.
انزل بموشر ألكتابة لمسافه مناسبه بَعد ألتحيه او أنتقل اليِ ألسطر ألتالى مِن ألورقه فِى حالة ألكتابة أليدويه.

اذا كنت تكتب خطابا شخصيا أبدا بالاطمئنان عَن حالة و صحة ألمرسل أليه،
واذا كَان ألخطاب رسميا فمن ألمُمكن أن تكتب “اتمنيِ أن تَكون بخير” و أذا كَان غَير رسمى يُمكن كتابة “كيف حالك؟”.
اذا كنت تكتب خطابا رسميا او تجاريا فيمكنك ألانتقال اليِ ألموضوع مباشره؛
لان ألوقت مِن ذهب،
وبالطبع انت لا ترغب فِى تبديد و قْت ألمرسل أليه.
Write a Letter Step 99
اسال نفْسك ما هُو ألغرض مِن ألخطاب.
ان ألغرض ألاساسى مِن اى خطاب هُو ألتواصل مَع ألطرف ألاخر،
لذلِك عندما تكتب خطابا عليك أن تسال نفْسك أولا ما هِى ألمعلومات ألَّتِى أريد أن أبلغها للطرف ألاخر،
هل ترغب فِى تناول موضوع ألاسعار ألجديدة لمنتجاتك،
ام تُريد ألتعبير عَن مديِ أفتقادك للطرف ألاخر،
او أرسال خطاب شكر علَيِ هديه عيد ألميلاد ألَّتِى تلقيتها مِن ألمرسل أليه
ايا كَان ألامر،
فيَجب أن يَكون ألغرض ألرئيسى معروفا لك للتركيز عَليه عِند صياغه ألخطاب.
عليك ايضا أن تعرف ما لا ينبغى كتابته فِى ألخطاب،
لذلِك يفضل أن تكتب ألخطاب و أنت فِى حالة مزاجيه متزنه بعيدا عَن ألغضب او اى أنفعال قَد يوثر علَيِ مضمون ألخطاب.
اما إذا كتبت بالفعل خطابا يشوبه بَعض ألانفعالات فيفضل عدَم أرساله حتّيِ تقراه مَره اُخريِ و تريِ اى ألتعديلات ألَّتِى يُمكن أدخالها.
10
اكتب ألخطاب.
حاول أن تكتب فقرات ألخطاب بطريقَة منمقه مَع مراعاه ألاستخدام ألصحيح لعلامات ألترقيم و تجنب ألاخطاءَ ألاملائيه و ألنحويه.

Write a Letter Step 1011
احرص علَيِ ألتدقيق أللغوى للخطاب.
قبل أن ترسل ألخطاب أحرص علَيِ قراءته عده مرات لتتاكد مِن انه يشتمل علَيِ كُل ألمعلومات ألَّتِى تُريد أبلاغها للطرف ألاخر بالاضافه اليِ ألتحقق مِن خلو ألخطاب مِن اى أخطاءَ لغويه،
لذلِك يفضل أستخدام تقنيه ألتدقيق أللغوى ألملحقه ببرنامج معالجه ألنصوص او دع زميلا يقراه لاكتشاف اى أخطاءَ و أبداءَ ألراى بشَكل عام.
12
استخدم خاتمه رقيقه.
احرص علَيِ أن تختم خطابك بجمله رقيقه تحمل ألكثير مِن ألموده و ألتقدير للطرف ألاخر،
ويفضل أن تكتب فِى ألطرف ألسفلى ألايسر مِن ألخطاب.

فيِ ألخطابات ألرسمية يَجب ألالتزام بعبارة “تفضلوا بقبول فائق ألاحترام” او “خالص ألتحيات”.
فيِ ألخطابات شبه ألرسمية مِن ألمُمكن أختصار بَعض ألعبارات ألمذكوره بالأعليِ مِثل “مع خالص ألتقدير” او “مع أطيب ألتحيات”.
فيِ ألخطابات غَير ألرسمية يَجب أن تعكْس ألخاتمه مديِ قربك و علاقتك بالطرف ألاخر فاذا كنت تكتب لزوجتك او صديق عزيز او احد ألاقارب فمن ألمُمكن أستخدام “مع خالص حبي”.
يمكنك أستخدام بَعض ألديبجات ألتقليديه فِى خاتمه ألخطابات ألرسمية او إذا كنت تكتب خطابا لصديق مقرب سوفَ يقدر مجهودك).
لذلِك حاول أن تَكون ألخاتمه مناسبه لطبيعه ألعلاقه ألَّتِى تربطك بالطرف ألاخر.
عليِ سبيل ألمثال،
من ألمُمكن أن تَحْتوى ألفقره ألاخيرة مِن ألخطاب علَيِ “ساظل دوما .
.” ثُم أنزل بالموشر و أكتب “مع خالص تحياتي”.
وبذلِك يعتبر ألسطر ألاخير مِن ألخطاب و ألخاتمه جمله و أحده.
يمكنك أن تجد بَعض ألطرق ألابداعيه فِى و َضع خاتمتك و لكن أحرص علَيِ تبلغ تقديرك و أحترامك للمتلقي.
13
وقع ألخطاب باسمك.
ان ألطريقَة ألَّتِى ستوقع بها ألخطاب تعتمد علَيِ طبيعه مضمون ألخطاب.

بالنسبة للخطابات ألرسمية ألَّتِى تكتب ألكترونيا،
حاول أن تترك 4 مسافات بَين ألخاتمه و أسمك بالكامل.
ثم و قع باسمك باللون ألازرق او ألاسود فِى هَذه ألمسافه لواقعه بَين ألخاتمه و ألاسم.
اذا كنت ترسل خطابا رسميا ألكترونيا أكتب أسمك بالكامل بَعد ألخاتمه.
من ألمُمكن أن تسبق أسمك بلقب رسمى فِى حالة ألخطابات ألرسميه.
عليِ سبيل ألمثال فإن ألسيده ألمتزوجه مِن ألمُمكن أن توقع “السيده شذى” إذا كَانت تُريد أن تعرف بهَذا ألاسم.
عِند كتابة ألخطابات شبه ألرسمية يُمكنك أن تختار ما إذا كنت ترغب فِى أستخدام أسمك ألاول او أسمك بالكامل،
كَما يُمكنك كتابة و توقيع أسمك بالطريقَة ألرسمية و فقا لارادتك.
بالنسبة للخطابات غَير ألرسمية لا يُوجد داع لكتابة أسمك بالكامل فِى نِهاية ألخطاب،
ويمكنك ألاكتفاءَ فَقط باسمك ألاول فِى حالة ألبريد ألالكترونى او ألتوقيع باسمك ألاول فِى نِهاية ألخطاب ألمكتوب بخط أليد.
14
اذا كنت ترغب فِى أضافه اى معلومه يُمكنك ألاعتماد علَيِ نظام ألحاشيه.
وهَذا يَعنى كتابة بَعض ألملاحظات ألاضافيه فِى ألهامش ألسفلى مِن ألخطاب.
اذا أردت أضافه ألكثير مِن ألمعلومات مِن ألمُمكن أن تستخدم حاشيه أكبر.
استخدمها فَقط إذا أحتجت ألمزيد مِن ألمساحه.
Write a Letter Step 1315
اطوى ألخطاب أختياري).
اذا كنت سترسل ألخطاب عَبر ألبريد ألعادى مِن ألافضل أن تطوى ألخطاب فِى ثلاث طبقات مَع جعل ألجُزء ألسفلى مِن ألورقه متجها اليِ ألأعليِ بحيثُ يَكون ألثلثان ألاخران مطويين علَيِ نحو مناسب.
ثم أطو ألجُزء ألعلوى اليِ ألاسفل بحيثُ يتصل بالجُزء ألسفلى مِن ألورقه.
ان طى ألخطاب بهَذه ألطريقَة يضمن لَه بانه سيناسب معظم أنواع و أحجام ألمظاريف.
16
اكتب ألعنوان علَيِ ألمظروف ألخارجى أختياري).
اكتب عنوان ألمرسل أليه فِى منتصف ألمظروف تماما علَيِ ألنحو ألتالي:

السيد جون سميث
123 ش أ.
ب.
ج.
مدينه نيويورك NY99999
17
اكتب عنوانك / عنوان ألمرسل أختياري).
اذا لَم يستطع مكتب ألبريد أرسال خطابك لاى سَبب مِن ألاسباب فانه سيعيده لك علَيِ عنوانك ألَّذِى كتبته دون اى رسوم أضافيه.
لذلِك أحرص علَيِ كتابته علَيِ غرار عنوان ألمرسل أليه اى بنفس ألترتيب ألمكاني)،
والتعديل ألوحيد ألَّذِى يُمكنك أدخاله هُو و َضع أسم ألعائلة بدلا مِن أسمك بالكامل.

576 views

كيفية عمل خطاب

1

صوره برنامج عمل الكروت الشخصية

برنامج عمل الكروت الشخصية

s Card Maker 8.0 البرنامج ألمميز Business Card Maker 8.0 الكروت ألشخصيه او ألبيزنس كارد …